Die monatliche Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter der Verwaltung und Administration erhalten keinen Lohn, sondern ein Gehalt. Dieses Gehalt bleibt immer gleich und bezieht sich nicht auf die geleisteten Arbeitsstunden und -Tage. Das Bruttogehalt besteht in der Regel aus dem Grundgehalt, das sich an den Tarifvertrag orientiert. Einige Betriebe fügen monatlich eine Leistungsprämie hinzu. Für die Leistungsprämie erstellen entweder jährlich oder alle zwei Jahre die Abteilungsleiter eine Bewertung, in der sie jedem Mitarbeiter entsprechende Punkte vergeben. Die Punkte werden dann in Geld umgerechnet und als Leistungszulage dem Grundgehalt zugefügt.

Damit sieht die Gehaltsabrechnung eines Arbeitnehmers wie folgt aus:

Grundgehalt brutto
+ Leistungszulage
+ Sachbezüge
= Gesamtbrutto
– Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag
– Kirchensteuer (wenn Arbeitnehmer einer Kirche angehört)
– Arbeitnehmeranteil Krankenversicherung
– Arbeitnehmeranteil Pflegeversicherung
– Arbeitnehmeranteil Rentenversicherung
– Arbeitnehmeranteil Arbeitslosenversicherung
= Nettogehalt oder Auszahlungsbetrag.
Der Arbeitgeber rechnet anhand der Abrechnungen die Beträge zusammen, die er für seinen Mitarbeiter aufbringen muss. Diese Abrechnung ist weitreichender und sieht daher so aus:
Bruttogehalt
+ Arbeitgeberanteil Krankenversicherung
+ Arbeitgeberanteil Pflegeversicherung
+ Arbeitgeberanteil Rentenversicherung
+ Arbeitgeberanteil Arbeitslosenversicherung
+ Unfallversicherung
+ Insolvenzumlage
= Gesamtbelastung Arbeitgeber.

Gehalt kann variieren

Das Gehalt variiert, wenn andere Komponenten wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld hinzukommen. Das gilt auch, wenn sich der Arbeitnehmer die Überstunden auszahlen lässt, er Boni oder Zuschuss zu Fahrtkosten und Vermögenswirksamen Leistungen erhält.
Für den Arbeitgeber kommen weitere Kosten in Betracht, welche sich auf den Arbeitsplatz beziehen. Zu den Personalkosten bringt der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes auf und die Kosten, welche sich aus dem Bereitstellen von Aufenthaltsräumen, Kantine und den regelmäßigen ärztlichen Untersuchungen ergeben. Weitere Unkosten hat der Unternehmer, wenn er seinen Arbeitnehmern einen Parkplatz zur Verfügung stellt.

Personalabteilung

Der Unternehmer führt im Rahmen seiner Personalabteilung, die auch die Gehaltsabrechnungen erstellt, für jeden seiner Arbeitnehmer ein Gehaltskonto sowie eine Personalakte. Bei Eintritt ins Unternehmen übergeben Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung, den Sozialversicherungsausweis sowie die Angabe, bei welcher Krankenversicherung sie versichert sind. Die Lohnsteuerbescheinigung stellt das zuständige Finanzamt aus. Diese Bescheinigung ersetzt die altbekannte Lohnsteuerkarte.

Bescheinigung

Nach den ihm bekannten Daten fertigt der Arbeitgeber die monatliche Gehaltsabrechnung sowie die Jahresentgeltbescheinigung an. Er übermittelt diese Daten an Finanzamt und Sozialversicherungsträger. Eine Kopie der Jahresentgeltbescheinigung erhält der Arbeitnehmer für seine Steuererklärung. Die Kopie der Bescheinigung an den Sozialversicherungsträger legt der Arbeitnehmer zu seinen Rentenunterlagen.
Nach dem geltenden deutschen Rest sieht der Gesetzgeber für Gehaltsunterlagen und den dazugehörenden Beitragsabrechnungen eine Frist zur Aufbewahrung von sieben Jahren vor. Diese beginnt nach Ende des Kalenderjahres, dem der letzte Eintrag zugrunde liegt. Die Lohn- und Gehaltskonten fordern eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, ebenfalls beginnend nach dem letzten Eintrag.
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